Kauneus & Terveys

Näin opit nopeasti ajanhallintaguruksi

1

Muutama helppo tapa auttaa sinua hallitsemaan aikaasi paremmin. Opettele ja pidä niistä kiinni arjessasi.
Kuvat iStock

TÄRKEYSJÄRJESTYS

Priorisointi on yksi tärkeimmistä keinoista välttää stressiä ja parantaa omaa ajankäyttöä. Monet jättävät sen eniten aikaa vievän ja yleensä ikävimmän tehtävän viimeiseksi, mutta ajallisesti juuri se olisi viisainta tehdä ensin. Asioiden lykkääminen ei missään tapauksessa kannata, tehtävät on parasta hoitaa juuri niille varattuina aikoina. Hukka-aikoja kannattaa välttää eli saada esimerkiksi myöhästelyt kuriin.Hyvä keskittymiskyky on ehdoton etu, ja asioita voi helposti niputtaa, palavereissa esimerkiksi tavoittaa kaikki ihmiset samalla kertaa. Yksi käytännön vinkki, jos työsi on hyvin sähköpostipainotteista, paranna tehokkuuttasi opettelemalla kirjoittamaan nopeammin ja käyttämään näppäimistön pikavalintoja.

KAKSI MINUUTTIA

Ajanhallintaguru David Allen nostaa esille alle kahden minuutin säännön: jos asian tekeminen kestää alle kaksi minuuttia, se kannattaa tehdä heti itse. Jos asiaan kuluu yli kaksi minuuttia, pitää kysyä itseltään, oletko oikea ihminen tekemään sen. Jos vastaus on kielteinen, delegoi asia eteenpäin sopivalle henkilölle. Jos asiassa taas kuluu yli kaksi minuuttia ja toteat olevasi oikea henkilö tekemään sen, täytyy asian hoitaminen siirtää myöhemmäksi ja merkitä se tulevien tehtävien listaan.Kahden minuutin aika on vain suuntaa antava: jos sinulla on enemmän aikaa, voit pidentää aikarajaa kymmeneenkin minuuttiin tai vastaavasti lyhentää sitä vaikka puoleen minuuttiin.

KERÄYSPISTEET

Useimmilla ihmisillä on parannettavaa perustyönhallinnassa. Yksinkertaisimmillaan tiedonkeruuta sekä prosessointi-, organisointi- ja päätöksentekokykyä helpottavat olennaisten asioiden erottaminen ja niin sanotut keräyspisteet.Konkreettiset keräyspisteet helpottavat rajallista muistikapasiteettia ja säilyttävät prosessoitavia asioita. Keräyspisteitä pitää kuitenkin osata käyttää oikein, jotta niistä hyötyisi. Niitä ei tarvitse olla liian monia, ja ne kannattaa pitää järjestyksessä sekä ajan tasalla. Toisin sanoen työpöytä olisi hyvä säilyttää aina mahdollisimman puhtaana tai järjestyksessä.Katso myös linkistä, miten hallitset kiirettä.

VIIKKOTARKASTUS

Tärkeä ajallnen menestystekijä on säännöllisesti toteutettava viikkotarkastus, jossa käydään läpi kaikki keskeneräiset asiat. Viikkotarkastus muistuttaa hyvin paljon aikaa ennen lomalle lähtöä, jolloin siivotaan ja hoidetaan asiat kuntoon. 

DELEGOINTI

Varsinkin naisten on tärkeää muistaa, ettei saa olla liian kiltti. Joskus pitää osata sanoa jyrkästi ei ja delegoida omia tehtäviään. Myös ennakointi ja hyvä suunnittelu auttavat, kaikkea ei kannata jättää viime hetkeen. Mielikuvaharjoittelusta voi myös löytää yllättävän kätevän avun ajankäyttöön. Lisäksi kannattaa panostaa kerralla laadukkaaseen jälkeen, jotta ei tarvitse tuhlata aikaa virheiden korjaamiseen.

Asiantuntija: psykologi Juhani Jääskeläinen.Myöhästely kuriin, katso miten.

Julkaistu: 6.8.2009