Katsotko kissavideoita kesken työpäivän? Hyvä, sillä sellaisen tauon aivosi tarvitsevat
Aivot toimivat sitä tehokkaammin, mitä virkeämmät ne ovat. Siksi tietotyötä ei voi tehdä ilman säännöllisiä taukoja. Lue, miksi pausseista ei kannata potea huonoa omaatuntoa ja katso viisi tapaa pitää tehokas tauko töissä.
Voiko työpäivän aikana roikkua Facebookissa? Vaivaako kahvihuoneen sohvalla torkkuvaa työkaveria lorvikatarri? Miten joku voi lähteä kesken työpäivän kahvittelemaan lähipuistoon?
Suomalainen taukokulttuuri on murroksessa, ja sen pelisäännöt täytyy luoda uudelleen.
Vielä muutama vuosikymmen sitten taukojen määritteleminen oli yksinkertaista. Työehtosopimus määräsi jokaiselle päivän aikana yhden lounastauon ja kaksi kahvipaussia. Raskaaseen fyysiseen aherrukseen, kuten teollisuustyöhön, se sopikin hyvin.
Tietotyö kuormittaa huomattavasti aivoja
Nykyisin työehtosopimukset määräävät lakisääteiset tauot saman periaatteen mukaan, mutta käytännössä ne palvelevat harvoja, sillä työn luonne on muuttunut.
Työstä on tullut entistä enemmän tietotyötä, joka kuormittaa aivoja huomattavasti enemmän kuin fyysinen toiminta. Siksi tietotyötä tekevä pystyy kerrallaan keskittymään huomattavasti lyhyemmän ajan.
Jos yrittää puskea pitkään tauotta, laatu kärsii väistämättä.
Aivotutkija Minna Huotilaisen mielestä jokaisen työpaikan pitäisi miettiä oma taukokulttuurinsa kokonaan uudelleen.
– Ilman taukoja aivot eivät yksinkertaisesti toimi kunnolla. Aivoja kuormittavat muun muassa tekemisen vaatima tarkkaavaisuus, taustahäly, videopuhelut sekä kännykän, sähköpostin ja somen merkkiäänet, hän selventää.
Tietotekniset laitteet myös kehittyvät jatkuvasti. Esimerkiksi matkalaskuohjelma saattaa tänään näyttää aivan erilaiselta kuin kuukausi sitten.
Lisäksi tehostamisen takia vastuualueet voivat kasvaa. Usein eläkkeelle jääneen tilalle ei enää palkata ketään, vaan tämän tehtävät jaetaan muille.
– Seurauksena on, että joillakuilla toimenkuva saattaa muuttua todella nopeasti. Asiantuntijatyötä tekevä voi joutua esimerkiksi omien tehtäviensä ohessa vastaamaan asiakaspalvelupuheluihin, Huotilainen kertoo.
Löydä itsellesi sopiva taukorytmi
Taukojen aikana aivot pääsevät lepäämään ja virkistymään. Se mitä tehtaassa elämänuransa tehnyt iso- tai isoisovanhempi olisi luultavasti pitänyt täydellisenä lorvimisena, onkin nykyään tehokkuuden ehdoton edellytys.
Ei kuitenkaan ole yhtä kaikille sopivaa taukomallia, koska ihmisten tarpeet ovat erilaisia. Kun yksi kaipaa vireystason nousua, toinen saattaakin tarvita sen laskua.
– On tärkeää, että jokainen kuuntelee itseään ja etsii itselleen sopivan tauko- ja työrytmin, Minna Huotilainen muistuttaa.
”On tärkeää, että jokainen kuuntelee itseään ja etsii sopivan tauko- ja työrytmin.”Minna Huotilainen
Tauon sisältöä kannattaa miettiä tietoisesti. Automaattinen reaktio saattaa olla napata kännykkä käteen ja selata somea, mutta se ei välttämättä tuota toivottua vaikutusta. Aivojen kannalta sosiaalisessa mediassa roikkuminen voi aiheuttaa samanlaisen informaatiotulvan kuin työnteko, minkä takia se ei virkistä kunnolla.
– Somen selailu on kuitenkin parempi vaihtoehto kuin ei taukoa ollenkaan. Esimerkiksi kissavideon katsominen voi saada hyvälle tuulelle.
Aivojen kannalta hyviä tauonviettotapoja ovat esimerkiksi piirtäminen, päiväunet tai äänikirjan tai musiikin kuuntelu.
– Musiikki sisältää toistuvia ja vaihtelevia kohtia, mikä aktivoi muistia. Siksi lempimusiikin kuuntelu tekee aivoille erittäin hyvää.
Taukojen ehdoton kuningas on kuitenkin liikunta. Se virkistää kehon lisäksi mieltä ja musiikin tavoin auttaa ylläpitämään muistitoimintoja.
– Pitkään istuminen saa helposti mielen jämähtämään. Kun kehon laittaa liikkeelle, uusia ideoita alkaa tulla taas helpommin. Siksi työpäivän aikana kannattaa liikkua, Huotilainen kertoo.
Melkein kaikilla tietotyötä tekevillä on muistiongelmia
Moni kokee tietotyön kuormituksen nimenomaan muistin takkuiluna. Työterveyslaitoksen tutkimuspäälliköllä Virpi Kalakoskella on onneksi lohduttavia uutisia. Hänen mukaansa melkein kaikilla ihmisillä on muistamisen vaikeuksia tietotyössä, sillä meillä ihmisillä on lajityypillisesti melko huono muisti.
Tiedonkäsittelykykymme on luonnostaan rajallinen, sillä lyhytkestoisessa työmuistissa ei voi käsitellä montaa asiaa kerrallaan. Kun työn luonne vaatii, että monia asioita pitäisi huomioida samaan aikaan, muisti alkaa väkisin pätkiä.
– Muistin takkuilua ei kannata ottaa henkilökohtaisesti, vaan miettiä keinoja, joilla muistin kuormitusta voi helpottaa.
Muistin tueksi hän suosittelee kirjoittamaan erilaisia muistioita. On tavallista, että esimerkiksi kokouksista ja puheluista muistetaan pääasiat mutta ei yksityiskohtia. Siksi keskustelun aikana ja sen jälkeen on syytä kirjata muistiin, mistä puhuttiin ja mitä sovittiin.
– Muistiinpanot vähentävät muistikuormaa. Asiat on helppo tarkistaa niistä jälkeenpäin, eivätkä ne pääse unohtumaan.
Hyvä vaihtoehto on pitää myös bujoa eli bullet journalia. Se on muistiinpanokirja, johon voi kirjata sekä työ- että vapaa-ajan asioita, kuten tehtävälistoja, kehittämis- ideoita ja vaikka joululahjatoiveita.
Jos päivät tuntuvat täyttyvän erilaisista kokouksista, ota apuun kalenteri. Siihen voi merkitä jo etukäteen vartin taukoja, joiden aikana ehtii hengähtää ja sisäistää kokouksissa käsiteltyjä asioita.
Vältä turhia keskeytyksiä, kun työskentelet
Erityisesti turhien keskeytysten karsiminen lisää työhyvinvointia. Levon sijaan tahattomat tauot rasittavat, sillä ne vievät huomion pois tekeillä olevasta työstä. Kun keskeytys loppuu, huomio pitää taas suunnata takaisin varsinaiseen tehtävään.
Palaaminen ei ole helppoa, sillä ihmisellä menee jonkin aikaa hahmottaa, mistä kesken jääneen tehtävän kohdalla pitää jatkaa. Virpi Kalakosken mukaan joillakin työpaikoilla työn laatu on parantunut, kun on karsittu turhia keskeytyksiä.
– Niissä on aina riski, että ajatus katkeaa ja jotain unohtuu. Silloin työssä tulee usein virheitä, hän kertoo.
”Työn laatu parani, kun turhia keskeytyksiä karsittiin.”Virpi Kalakoski
Keskeytyksiä voi vähentää laittamalla kännykästä merkkiäänet pois päältä silloin, kun ei ole välttämätöntä vastata heti. Jos työn luonne sallii, sähköposteja ei myöskään kannata tarkistaa jatkuvasti. Kun tuntuu, että keskittymiseen ja työn tauottamiseen olisi hyvä saada vielä konkreettisempaa tukea, apuun voi ottaa vaikka munakellon.
– Kellon voi säätää soimaan 20–30 minuutin kuluttua. Sen ajan voi keskittyä täysillä yhteen asiaan, ja sitten konkreettinen äänimerkki ilmoittaa, että on aika pitää taukoa, Kalakoski neuvoo.
Sovi työkavereiden kanssa pelisäännöt
Suuri osa tietotyöstä on sidoksissa muiden tekemään työhön. Kaiken sujumisen parantamiseen tarvitaan koko työyhteisön panosta. Jos käytännöt tuntuvat kuormittavilta, ota ne puheeksi esihenkilön ja kollegoiden kanssa.
– Kannattaa miettiä porukalla, millaisissa tilanteissa kuormitusta tulee ja onko työpaikalla työskentelyä haittaavaa hälyä.
”Kannattaa miettiä porukalla, millaisissa tilanteissa kuormitusta tulee.”Virpi Kalakoski
Hälyä voi vähentää sopimalla pelisäännöt vapaalle keskustelulle. Voidaan esimerkiksi sopia, että aamupäivisin kaikki keskittyvät tehtäviinsä hiljaa, mutta iltapäivisin on lupa jutustella.
Yhdessä päätettäviin asioihin kuuluu myös se, millä kanavalla asioista viestitään ja miten niihin reagoidaan. Porukalla voidaan esimerkiksi sopia, että jokainen peukuttaa viestiä Teams-kanavalla merkiksi, että on lukenut sen.
– Silloin kaikille on selvää, onko viesti tavoittanut.
Työntekijöitä kuunnellaan nyt enemmän
Haasteista huolimatta työelämä ei ole muuttumassa mitenkään mahdottomaksi. Virpi Kalakosken mielestä siihen on viime vuosina tullut myös paljon parannuksia.
Monilla työpaikoilla henkilökunta saa muun muassa entistä enemmän vaikuttaa tekemisen käytäntöihin. Se sujuvoittaa työskentelyä sekä vähentää aivojen ja muistin turhaa kuormitusta. Esimerkiksi sairaaloista ja kouluista on saatu hyviä kokemuksia, kun työntekijät ovat saaneet itse vaikuttaa työnsä arjen järjestämiseen.
Minna Huotilainen on samaa mieltä. Hänen mukaansa monilla työpaikoilla on huomattu, että kun työntekijät ovat saaneet mahdollisuuden kehittää itse omaa tekemistään, heistä on tullut entistä innostuneempia ja he ovat voineet paremmin.
Kehittäminen ei kuitenkaan tapahdu hetkessä.
– Erinomainen esimerkki tästä on sairaanhoitaja, joka keksi, miten koronarokotepullosta saa yhden annoksen enemmän. Hänen työpaikallaan työn kehittämiseen oli erikseen varattu aikaa.
Tauon paikka
- Kuuntele lempikappaleesi ja anna sen liikuttaa sinua. Aivot rakastavat liikkua musiikin tahtiin. Ota vaikka muutama tanssiaskel tai tee kyykkyjä.
- Ota päiväunet. Moni on korona- ajan etätöiden aikana oppinut ottamaan päivän aikana pienet päiväunet. Kun palaat takaisin töihin, jatka käytäntöä ja ota torkut vaikka taukohuoneen sohvalla. Jos työkaverisi tai esihenkilösi ihmettelee, mitä teet, kerro, että virkistät aivojasi.
- Pitäkää kielikahvilaa. Jos työpaikallasi on erikielisiä ihmisiä, käyttäkää sitä kahvitauoilla hyväksi ja opetelkaa uusia kieliä. Sopikaa vaikka, että kahvitauolla puhutaan vain ruotsia. Tai jos joku osaa jotain eksoottista kieltä, pyytäkää häntä opettamaan perusfraaseja. Eri kielten käyttäminen aktivoi aivoja tehokkaasti.
- Rakentakaa minikuntosali. Taukohuoneen liikuntamahdollisuudet kannattaa hyödyntää parhaan mukaan. Hankkikaa yhteiseen käyttöön esimerkiksi kuntopyörä, jumppakuminauha, tasapainolauta ja leuanvetotanko. Liikunta virkistää aivoja tehokkaasti.
- Tehkää palapeliä. Hankkikaa taukohuoneeseen palapeli, jota jokainen halukas voi käydä tauon aikana tekemässä. Palapelin tekeminen auttaa keskittymään ja rauhoittaa mieltä. Muistakaa hankkia palapelin viereen käsidesipullo, jotta pöpöt eivät leviä palojen kautta.
Minna Huotilainen
on kasvatustieteen professori ja aivotutkija Helsingin yliopistossa. Hän on julkaissut useita aivoja ja muistia käsitteleviä kirjoja, joista viimeisin on Aivosi tarvitsevat tauon (Tuuma).
Omista aivoistaan ja muististaan Huotilainen huolehtii nukkumalla hyvin ja soittamalla pianoa. Hän tauottaa työtään leikkimällä kissansa Oscarin kanssa tai tekemällä pieniä piipahduksia ulos. Usein hän ottaa sinne teekupin mukaan.
Virpi Kalakoski
on psykologian tohtori sekä muistin ja aivotyön tutkija, joka työskentelee tutkimuspäällikkönä Työterveyslaitoksessa. Hänen ydinosaamistaan on ihmisen tiedonkäsittelyn vahvuudet ja rajoitukset.
Kalakoski itse huolehtii omasta työkyvystään jakamalla työpäivän joskus kahteen osaan, joiden välissä on pitkä tauko. Silloin hän pääsee ulkoilemaan valoisaan aikaan. Muistikuormaa hän hallitsee kirjoittamalla muistioon kaikki työssä keskustellut ja sovitut asiat.
